Dermatološke klinike i propušteni termini: tihi gubitak prihoda
Dermatološke klinike među najpogođenijima su kada je riječ o propuštenim terminima.
Termini se često zakazuju tjednima unaprijed. Pregledi su vremenski osjetljivi i zahtijevaju pripremu, koordinaciju osoblja i unaprijed blokiran raspored. Kada se pacijent ne pojavi, to vrijeme je gotovo nemoguće nadoknaditi.
Unatoč tome, mnoge dermatološke klinike i dalje propuštene termine doživljavaju kao neizbježan dio svakodnevnog poslovanja.
Oni to nisu.
U stvarnosti, propušteni termini predstavljaju tihi gubitak prihoda koji postupno nagriza profitabilnost, remeti rad klinike i povećava razinu stresa.
Zašto su propušteni termini posebno skupi za dermatološke klinike
Dermatološke klinike imaju specifične okolnosti zbog kojih su nedolasci na termine posebno štetni.
Vrijedni vremenski slotovi
Dermatološki termini rijetko su kratki ili niske vrijednosti. Bilo da se radi o pregledu, kontrolnom terminu ili zahvatu, svaki termin predstavlja značajan prihod.
Kada se pacijent ne pojavi, gubitak je često velik, a ne zanemariv.
Dugi periodi između rezervacije i termina
Mnoge dermatološke klinike zakazuju termine tjednima, pa čak i mjesecima unaprijed.
To stvara lažni osjećaj sigurnosti. Raspored izgleda popunjen, ali bez podsjetnika i potvrda obveza pacijenata s vremenom slabi.
Što je razdoblje između rezervacije i termina dulje, to je rizik od propuštenog dolaska veći.
Ograničena mogućnost popunjavanja praznih termina
Za razliku od nekih drugih djelatnosti, dermatološke klinike teško mogu popuniti praznine u zadnji tren.
Pacijenti zahtijevaju pripremu, dokumentaciju i dostupnost. Dolasci bez najave su rijetki. Zamjene u istom danu su zahtjevne.
Propušten termin najčešće ostaje prazan.
Utjecaj koji nadilazi izgubljeni prihod
Najvidljiviji trošak propuštenog termina je izgubljeni prihod. No stvarna šteta ide dalje od toga.
Izgubljeno radno vrijeme osoblja
Liječnici, medicinske sestre i administrativno osoblje planiraju se prema rasporedu termina. Kada se pacijent ne pojavi, to vrijeme ostaje neiskorišteno.
S vremenom to dovodi do neučinkovitosti i frustracije.
Poremećen tijek rada klinike
Propušteni termini narušavaju dnevni ritam. Stvaraju praznine nakon kojih slijede užurbani periodi kada više pacijenata dolazi odjednom.
To utječe na fokus, kvalitetu usluge i ukupno iskustvo pacijenata.
Zašto pacijenti propuštaju dermatološke termine
Mnogi od ovih razloga isti su i u drugim djelatnostima, što smo detaljnije objasnili u članku zašto se klijenti ne pojavljuju na dogovorenim terminima. Većina propuštenih termina nije namjerna.
U dermatološkim klinikama najčešći razlozi uključuju:
pacijenti jednostavno zaborave
termini zakazani daleko unaprijed izgube osjećaj hitnosti
nejasne upute o pripremi ili lokaciji
komplicirano otkazivanje ili promjena termina
To su problemi komunikacije, a ne problemi pacijenata.
Zašto je ignoriranje propuštenih termina skupa pogreška
Mnoge klinike fokusiraju se na privlačenje novih pacijenata, dok istovremeno gube prihod zbog propuštenih termina.
Čak i mala stopa propuštenih dolazaka ima kumulativni učinak.
Na primjer:
5 posto propuštenih termina na punom rasporedu
pomnoženo s terminima visoke vrijednosti
ponavljano iz tjedna u tjedan
To se na godišnjoj razini pretvara u tisuće izgubljenih eura.
Budući da se događa postupno, često ostane neprimijećeno.
Kako dermatološke klinike mogu smanjiti broj propuštenih termina
Propušteni termini se ne smanjuju samo strožim pravilima. Smanjuju se boljim sustavima.
Automatski podsjetnici za termine
Pravovremeni podsjetnici vraćaju termin u svijest pacijenta.
Dobra praksa uključuje:
podsjetnik 48 sati prije termina
kratki podsjetnik na dan termina
SMS podsjetnici su posebno učinkoviti.
Jednostavna potvrda i otkazivanje
Pacijenti su odgovorniji kada je potvrda ili otkazivanje jednostavno.
Potvrda ili promjena termina jednim klikom sprječava tišinu i pretvara propuštene dolaske u kontrolirane promjene.
Jasna komunikacija
Pacijenti trebaju znati:
točno vrijeme termina
gdje doći
kako se pripremiti
što učiniti ako ne mogu doći
Jasna komunikacija smanjuje nesigurnost, a nesigurnost vodi do propuštenih termina.
Zaključak
Propušteni termini u dermatološkim klinikama rijetko su dramatični, ali su uporni.
Tiho smanjuju prihod, remete rad klinike i povećavaju razinu stresa.
Klinike koje se na vrijeme pozabave ovim problemom stječu veliku operativnu prednost. Štite svoj raspored, poboljšavaju iskustvo pacijenata i vraćaju prihod koji bi inače nestao bez traga.
Propušteni termini nisu samo problem rasporeda. Za dermatološke klinike, to je poslovni problem koji vrijedi riješiti.